受市場(chǎng)環(huán)境影響,不少禮品公司紛紛裁員減政,這時(shí)成了員工離職的高發(fā)期。為了保證公司業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn),降低員工流失帶來(lái)的損失,如何順利交接是當(dāng)下亟待解決的重要問(wèn)題。
根據(jù)輪船前行時(shí)形成的尾流就能判斷出輪船的運(yùn)行情況:直線型的尾流,說(shuō)明輪船正在穩(wěn)定前行;如果尾流左右搖擺,可能是輪船出了什么問(wèn)題。對(duì)禮品公司而言,當(dāng)員工離職的時(shí)候,他也會(huì)留下一條“尾流”,觀察“尾流”的狀況,可以分析組織的航船是否正常運(yùn)行。
大腦仍在轉(zhuǎn)動(dòng):知識(shí)的“尾流”
據(jù)有關(guān)管理咨詢機(jī)構(gòu)調(diào)查,開(kāi)展工作所需的核心知識(shí)有70%存儲(chǔ)于離職員工的腦袋里,如果不能有效轉(zhuǎn)移,接任者工作的開(kāi)展就會(huì)大受影響。因此,管理離職員工的“尾流”首先應(yīng)是知識(shí)的“尾流”,離職員工最重要的價(jià)值是在公司期間創(chuàng)造的知識(shí)、建立的流程、發(fā)展的新技能與方法、客戶資源等。所以,禮品企業(yè)應(yīng)盡量多的把離職員工大腦中的寶庫(kù)挖掘與留存下來(lái),做好離職員工知識(shí)的延續(xù)管理。
人力資源部應(yīng)提前擬好離職員工知識(shí)傳承“清單”,在交給離職員工的同時(shí),讓所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或接任者與其確認(rèn)“清單”的具體內(nèi)容,并督促對(duì)方落實(shí)。員工離職前應(yīng)完成的知識(shí)傳承工作有:信息源:免費(fèi)招聘網(wǎng)_www.rcxx.com_淘才招聘網(wǎng)
明確崗位所需掌握的知識(shí)與技能;
梳理崗位的工作流程,建立流程圖;信息源:免費(fèi)人才網(wǎng)_www.rcxx.com_淘才招聘網(wǎng)
整理已完成與未完成的工作;
提出崗位工作需改進(jìn)與注意之處;
整理提交崗位核心信息,如客戶資源等;
知會(huì)內(nèi)外部客戶,幫助接任員工做好工作銜接;
告知接任者在企業(yè)工作需注意的隱性規(guī)則;
遵守保密協(xié)議與競(jìng)業(yè)禁止的事宜,如沒(méi)有則補(bǔ)簽;
除了知識(shí)傳承“清單”外,人力資源部還要建立知識(shí)傳遞的流程與機(jī)制,推動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)一起把離職員工的知識(shí)盡可能多地發(fā)掘出來(lái),而不是讓這些寶貴知識(shí)棄置在其打包的行囊中。
識(shí)別出哪些員工最能接替崗位工作,可能的話立即指定接任人;
識(shí)別出最關(guān)鍵的、最不能流失的知識(shí),要求離職員工將其流程化或文字化;
階段性評(píng)估交接效果與目標(biāo)達(dá)成情況,及時(shí)排除障礙,給予支持;
離職員工主持一個(gè)內(nèi)部工作交流會(huì)或培訓(xùn),傳遞崗位知識(shí),讓其他同事了解與掌握;
讓離職員工帶領(lǐng)接任者拜訪內(nèi)外部客戶,使工作關(guān)系得以延續(xù);
建立短期的溝通工具,如電話、qq群、msn等;
在員工離職后一段時(shí)間內(nèi),接任者有任何疑問(wèn),可隨時(shí)向離職員工求助,并將有用的信息存儲(chǔ)歸檔。
關(guān)系的“尾流”
人力資源部收到員工離職信后,必須第一時(shí)間響應(yīng),以表明公司對(duì)其離職的高度重視,這時(shí)候任何一絲的拖延和怠慢都可能會(huì)使員工的一時(shí)猶豫變成無(wú)比堅(jiān)決。在接到員工離職申請(qǐng)一段時(shí)間內(nèi)注意保密,因?yàn)橛械幕鶎訂T工并非真的想要離開(kāi),還可能在溝通后選擇留下來(lái)。
及時(shí)響應(yīng),情感安撫
在辦理離職時(shí),及時(shí)結(jié)算工資,辦理相關(guān)手續(xù),給付相應(yīng)補(bǔ)償,不要與員工過(guò)于計(jì)較,這也是體現(xiàn)公司人性化很重要的一點(diǎn)。據(jù)悉,某公司制定離職交接獎(jiǎng),如果在交接過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的話,額外獎(jiǎng)勵(lì)2000元,取得了較好的成效。
加強(qiáng)聯(lián)系,維護(hù)關(guān)系
近年來(lái),許多跨國(guó)公司的人力資源部出現(xiàn)了一個(gè)新的職位:“舊雇員關(guān)系主管”,專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)保持與前雇員的聯(lián)系和交流工作。通過(guò)交流與溝通,這些離職員工不僅可以為原公司繼續(xù)傳遞市場(chǎng)信息、提供合作機(jī)會(huì),同時(shí)也可以結(jié)合現(xiàn)供職崗位的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和感受,對(duì)原公司的內(nèi)部管理和運(yùn)作方式提出寶貴的改進(jìn)意見(jiàn)。
離職員工其實(shí)與在職員工、外部客戶同樣重要,只要公司付出真誠(chéng)的努力,有相當(dāng)數(shù)量的離職員工都可以變成公司的擁護(hù)者、客戶或商業(yè)伙伴,繼續(xù)為公司創(chuàng)造財(cái)富。因此,企業(yè)有必要建立“一朝是員工,永遠(yuǎn)是朋友”的氛圍。
歡迎回流,建立制度
美國(guó)《財(cái)富》雜志曾研究發(fā)現(xiàn):一個(gè)員工離職以后,從找新人到順利上手,光是替換成本就高達(dá)離職員工薪水的1.5倍,而如果離開(kāi)的是管理人員則代價(jià)更高。離職員工對(duì)公司的業(yè)務(wù)流程與企業(yè)文化比較熟悉,可以用跳槽后的經(jīng)歷對(duì)原先不適合的地方加以改進(jìn);其次,員工選擇再回到公司一般都已經(jīng)過(guò)深思熟慮,忠誠(chéng)度也會(huì)較高。所以,企業(yè)可把離職員工納入人才招聘范圍,建立返聘制度。但返聘過(guò)程中,要注意以下幾個(gè)問(wèn)題:
1.重新評(píng)估返聘員工的能力與經(jīng)驗(yàn),保證與崗位的匹配性。時(shí)隔多日,公司的業(yè)務(wù)或職位已經(jīng)發(fā)生變化,必須弄清員工是否還能繼續(xù)勝任原來(lái)或者新的崗位。
2.員工的歷史檔案要保留完整,返聘前先回顧其過(guò)去在公司的經(jīng)歷與貢獻(xiàn),對(duì)價(jià)值員工熱烈歡迎,問(wèn)題員工則慎之又慎。
3.設(shè)立返聘條件,比如限制返聘次數(shù)與時(shí)間。
4.對(duì)于價(jià)值員工,可采取“準(zhǔn)返聘制度”,即公司允許員工在職業(yè)倦怠期用一個(gè)月時(shí)間出去找工作,這跟“停薪留職”有類(lèi)似之處。對(duì)于一些離職讀研或出國(guó)的員工,可以重點(diǎn)考慮返聘。
穩(wěn)健的掌舵:糾正“尾流”
如果把員工離職看作一次小小的危機(jī),那么危機(jī)也是機(jī)會(huì),公司可以從離職員工那里找到一個(gè)自身改進(jìn)的切入點(diǎn)與突破口。因?yàn)橥x職的員工比較了解公司而且也敢于說(shuō)真話。
當(dāng)員工提出離職時(shí),他心里一般會(huì)有很多沉積的話,包括很多有價(jià)值的信息,人力資源部要盡量多地進(jìn)行了解與收集。人力資源部一方面要與離職員工充分溝通,另一方面要與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通,做好“中間者”的角色。有一家公司規(guī)定,員工必須在人力資源部領(lǐng)取離職申請(qǐng)單,為的是在員工填寫(xiě)申請(qǐng)前,人力資源部先做離職面談,而不是等用人部門(mén)審批離職后再做面談,這樣就可以通過(guò)溝通盡量挽留人才。
需要注意的是,離職員工的主管一般會(huì)有些主觀的看法,人力資源部門(mén)必須站在兩者中間,跳出事外看問(wèn)題,并在員工心目中建立公平公正的信任感。
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